regulamentSCLEP

JUDETUL BIHOR
CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI MARGHITA

R E G U L A M E N T
de organizare si functionare a Serviciului comunitar de evidenta a persoanei al municipiului Marghita

CAP. I DISPOZITII GENERALE

Art.1 Serviciul public comunitar de evidenta a persoanelor al  municipiului Marghita se  organizeaza in subordinea Consiliului Local al municipiului Marghita  (CLM), ca serviciu fara personalitate juridica, in cadrul aparatului propriu al Primariei municipiului Marghita.
Art.2 Serviciul public comunitar de evidenta a persoanelor al municipiului  Marghita ( denumit in continuare serviciu comunitar) se constituie prin reorganizarea, in conditiile art. 4 din O.G. nr. 84/2001, Compartimentului de stare civila din cadrul aparatului propriu de lucru al Consiliului local si Formatiunii de evidenta informatizata a persoanei Marghita.
Art.3 (1) Activitatea serviciului comunitar este coordonata de secretarul municipiului Marghita .
(2) Coordonarea si controlul metodologic al Serviciului comunitar se asigura de catre Serviciul public comunitar de evidenta a persoanelor a judetului Bihor.
(3) In indeplinirea atributiilor Serviciul comunitar coopereaza cu institutiile abilitate din domeniul ordinii publice,sigurantei si apararii nationale, conform legii.
(4) Serviciul comunitar este condus de un sef serviciu numit sau eliberat din functie prin Hotarare a CLMS in conditiile legii, cu avizul Inspectoratului National pentru Evidenta Persoanelor ,  (INEP)
Art.4 (1) Scopul Serviciului comunitar este acela de a  exercita competentele ce ii sunt date prin lege , pentru punerea in aplicare a prevederilor actelor normative care reglementaza domeniul starii civile, activitatea de evidenta a persoanelor, precum si preluarea si eliberarea documentelor in sistem de ghiseu unic.
(2) Activitatea serviciului comunitar se desfasoara in interesul persoanei si al comunitatii in sprijinul institutiilor statului, exclusiv pe baza si in executarea legii.
Art.5 In indeplinire  prerogativelor cu care este investit, serviciul public comunitar local coopereaza cu celelalte structuri ale primariei, ale ministerului Administratiei si Internelor si colaboreaza, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor in vigoare, cu autoritatile publice, agenti economici,societati, precum si cu persoane fizice.

CAP. II STRUCTURA ORGANIZATORICA

Art.6 Structura organizatorica, organigrama Serviciului comunitar sunt stabilite prin Anexele 1 si 2 la Hotararea CLM. nr. 10 /2005 , avizate de INEP.
Art.7 Structura organizatorica este urmatoarea:
a) Sef serviciu
b) Birou Evidenta Populatiei
c) Compartiment  Regim Stare Civila,Mentiuni,Eliberari,Certificate de Stare Civila
d) Compartiment registru  evidenta
e) Compartiment  ghiseu unic
f) Compartiment informatica, secretariat ,arhiva
Art.8 (1) Activitatea desfasurata de catre compartimentele Serviciului comunitar are la baza relatii de autoritate ierarhica, de coordonare si control a sefului serviciului asupra biroului de evidenta a populatiei si asupra compartimentului de stare civila, precum si a sef birului de evidenta a populatiei asupra compartimentelor si de cooperare intre compartimente.
(2) In cadrul compartimentelor, acolo unde e cazul, se stabilesc relatii de autoritate functionale intre personalul cu functia cea mai mare si restul personalului in vederea indrumarii si imbinarii in mod unitar, in conformitate cu scopurile si obiectivele propuse, a activitatii acestora si a echilibrarii sarcinilor  armonizarii eforturilor necesare si asigurarii unitatii de actiune in indeplinirea obiectivelor.
Art. 9 Servicul public comunitar local de evidenta a persoanelor al municipiului Marghita  primeste si solutioneaza cererile cetatenilor pe probleme specifice de evidenta a persoanelor din localitatea in care functioneaza servicul public comunitar local, cat si din comune invecinate,care au apartinut de fosta Formatiune de evidenta informatizata a persoanei Marghita, la care nu s-au constituit inca servicii publice comunitare locale.

CAP. III ATRIBUTIILE  SERVICIULUI COMUNITAR

Art.10 Serviciul comunitar are urmatoarele atributii principale :
a) intocmesc , tin evidenta si elibereaza certificatele de stare civila
b) inregistreaza actele si faptele de stare civila, precum si mentiunile si modificarile intervenite in statutul civil , in domiciliul si resedinta persoanei, in conditiile legii.
c) intocmesc si pastreaza registrele de stare civila in conditiile legii
d) intocmesc , completeaza,rectifica,anuleaza sau reconstituie actele de stare civila si orice mentiuni efectuate pe actele de stare civila in conditiile legii.
e) actualizeaza,utilizeaza si valorifica registrul local de evidenta a persoanei , care contine datele de identificare si adresele cetatenilor care au domiciliul in raza de competenta teritoriala a serviciului public comunitar respectiv.
f) furnizeaza in cadrul sistemului national informatic de evidenta a populatiei date  necesare pentru actualizarea registrului permanent de evidenta a populatiei.
g) furnizeaza in conditiile legii datele de identificare  si de adresa ale persoanei catre autoritatile si institutiile publice centrale, judetene si locale,agentii economici si catre cetateni.
h) intocmesc listele electorale permanente
i) constata contraventiile si aplica sanctiuni in conditiile legii
j) primesc in sistem de ghiseu unic cererile si documentele necesare in vederea eliberarii cartilor de identitate, cartilor de alegator, pasapoartelor simple, permiselor de conducere, certificatelor de imatriculare si a placilor cu numerele de imatriculare a vehicolelor si le inainteaza servicilor publice comunitare judetene de evidenta a persoanelor,serviciilor publice comunitare pentru eliberarea si evidenta pasapoartelor , respectiv serviciilor publice comunitare, respectiv regim permise de conducere si imatriculare a vehicolelor
k) primesc de la servicile publice comunitare competente cartile de identitate, cartile de alegator, pasapoartele simple, permisele de conducere, certificatele de imatriculare a vehicolelor si  placile cu numerele de imatriculare a vehicolelor pe care le elibereaza solicitantilor.
l)  in registrele  de evidenta pentru fiecare categorie de documente eliberate
m) indeplineste alte atributii stabilite prin reglementari legale.

CAP. IV CONDUCEREA SERVICIULUI COMUNITAR

Art.11 Conducerea serviciului comunitar este asigurata de seful serviciului.
Art.12 Seful serviciului reprezinta Serviciul comunitar in relatiile cu secretarul municipiului, cu conducerea municipiului, cu Consiliul local al municipiului Marghita, cu sefii celorlalte structuri din cadrul aparatului propriu al CLM Marghita si ale altor institutii publice.
Art.13 (1) In aplicarea prevederilor legale de nivel superior ,precum si a ordinelor si instructiunilor, seful serviciului emite ordine interioare.
(2) In condi?iile legii si ale reglementarilor specifice, seful serviciului poate delega atributii de competenta si personalului din subordine.
Art.14 Seful serviciului comunitar raspunde de intreaga activitate pe care o desfasoara potrivit fisei postului.

CAP. V ATRIBUTIILE COMPARTIMENTELOR  DIN  CADRUL  SERVICIULUI COMUNITAR

SECTIUNEA I - COMPARTIMENTUL STARE CIVILA

Art. 15 Compartimentul Starea civila are urmatoarele atributii :
a) intocmesc, tin evidenta si eliberaza certificatele de stare civila
b) inregistreaza actele si faptele de stare civila, precum si mentiunile si modificarile intervenite in statutul civil  in coditile legii;  tagada paternitatii, recunoastere,stabilire filiatie, adoptie, schimbare nume,casatorie , deces.
c) intocmesc si pastreaza registrele de stare civila in conditiile legii.
d) intocmesc,completeaza ,rectifica,anuleaza sau reconstituie actele de stare civila si orice mentiuni efectuate pe actele de stare civila in conditiile legii
e) oficierea casatoriilor intr-un cadru solemn
f) intocmesc buletine statitice de nastere, casatorie, decese  si le inainteaza  la Directia judeteana de statistica
g) efectuarea mentiunilor pentru retragerea, renuntarea si redobindirea cetateniei romane
h) inainteaza lunar livereatele militare si adeverinta de recrutare in cazul decesului persoanelor supuse obilgatiilor militare
i) completarea si eliberarea livretelor de familie
j) urmareste rezolvarea deficientelor consemnate in procesul verbal de catre  Organul de control , avand ca finalitate indreptarea erorilor din cuprinsul actelor de stare civila
k) intocmeste situatii statistice periodice privind volumul activitatii de stare civila si la inainteaza la Serviciul public comunitar al judetului
l) rezolva corespondenta de stare civila
m) constata contraventiile si aplica sanctiuni in domeniu, in conditiile legii
n) intocmeste dosarele de schimbare de nume pe cale administrativa  pe care il inainteaza la organul competent
o) intocmeste dosarele de transcriere a certificatelor de stare civila procurate din strainatate si le inainteaza la organele competente
p) colaboreaza cu serviciile de politie judiciare si criminalistica pentru clarificarea situatiei persoanelor cu identitate necunoscuta
r) asigura colaborarea si schimbul permanent de informatii in scopul realizarii operative si de calitate a atributiilor de serviciu.
s) ofera informatii de specialitate in cadrul programului de relatii cu publicul  
s1) asigura protectia datelor si informatiilor gestionate  pentru prevenirea scurgerii de informatii clasificate.
t) asigura constituirea fondului neoperativ al compartimentului din documentele rezultate din activitatea de profil.
t1) informeaza  organul competent  cu privire la disparitia unor documente de stare civila cu regim special
u) urmareste punerea in legalitate  cu certificate de nastere a persoanelor internate in unitatile sanitare si de protectie sociala.
v) atribuie codul numeric personal pe baza listelor de coduri precalculate  pe care le arhiveaza si le pastreaza in conditii depline de securitate
x) iau masuri de pastrare in conditii corespunzatoare a registrelor de stare civila exemplarul I  pentru a evita deteriorarea sau disparitia acestora
y) inainteaza la organul competent exemplarul II al registrelor de stare civila in termen de 30 zile de la data cand toate filele din registru au fost completate, dupa ce au fost operate toate mentiunile existente in exemplarul I.
z) intocmeste si elibereaza extrase pentru uzul organelor in drept : instante judecatoresti, parchet, politie, notar publici , primarii.
w) se ingrijesc de reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civila , pierdute ori distruse partial sau total dupa exemplarul existent, certificand exactitatea datelor inscrise.
Indeplinesc si alte atributii prevazute de actele normative pe linie de stare civila.

SECTIUNEA  II - COMPARTIMENTUL REGIM EVIDENTA

Art.16 Compartimentul regim evidenta are urmatoarele atributii :
a) inregistreaza modificarile intervenite in  statutul civil in domiciliul si resedinta persoanei in conditiile legii.
b) actualizeaza , utilizeaza  si valorifica registrul local de evidenta a persoanei , care contine datele de identificare si adresele cetatenilor care au domiciliul in raza de competenta teritoriala a servicului public comunitar respectiv.
b1) furnizeaza in cardul sistemului National informatic de evidenta a populatiei date necesare  pentru actualizarea registrului permanent de evidenta a populatiei.
c) furnizeaza in conditiile legii datele de identificare si de adresa ale persoanei  catre autoritatile si institutiile publice centrale, judetene si locale, agenti economici si catre cetateni
d) intocmesc listele electorale permanente
e) constata contraventiile si aplica sanctiuni in conditiile legii
g) primeste si solutioneaza cererile pentru eliberarea actelor de identitate formulate de cetatenii aflati in situatii deosebite
h) colaboreaza cu compartimentul informatic pentru verificarea calitatii datelor preluate in registrul permanent de evidenta a populatiei
j) comunica date referitoare la persoane fizice solicitate de institutiile in domeniul apararii, sigurantei nationale si ordinii publice, justitie, administratiile financiare, agentii economici, precum si la cererea persoanelor fizice si juridice in temeiul legii
k) efectueaza verificari operative solicitate de personalul M.A.I. cu privire la persoanele care nu au acte de identitate asupra lor si au fost retinute sau arestate, suspecte sau prinse in flagrant, victime ale unor accidente sau infractiuni, readmise etc.
l) formuleaza propuneri pentru imbunatatire muncii, completarea si modificarea metodologiilor de lucru
m) asigura colaborarea si schimbul permanent de informatii in scopul  realizarii operative si de calitate a  atributiilor de serviciu.
n) ofera informatii de specialitate in cadrul programului de relatii cu publicul
o) intocmeste situatii statistice precum si sintezele  ce contin activitatile desfasurate lunar,trimestrial si anual
p) asigura  protectia datelor si informatiilor gestionate si  i-a  masurui de prevenire a scurgerii de informatii clasificate.
q) asigura constituirea fondului arhivistic neoperativ al serviciului din documentele rezultate din activitatea de profil.
r) asigura masurile necesare conservarii si exploatarii evidentelor manuale detinute de compartimentul de evidenta in conformitate cu prevederile legale
s) indeplinesc si alte atributii  prevazute de actele normative  in materie

SECTIUNEA III - COMPARTIMENT GHISEU UNIC

Art.17 Activitatea compartimentul ghiseu unic se va desfasura in conformitate cu  metodologia stabilita prin Ordin al M.A.I.  si are, in principal, urmatoarele atributii:
a) primesc in sistem de ghiseu unic cererile si documentele necesare in vederea eliberarii cartilor de identitate,cartilor de alegator, pasapoartelor simple,permise de conducere,certificate de imatriculare si a placilor cu numere de imatriculare a vehicolelor si le inainteaza serviciilor publice comunitare judetene de evidenta a persoanelor, serviciilor publice comunitare pentru eliberarea si evidenta pasapoartelor, respectiv serviciilor publice comunitare regim permise de conducere si imatriculare a vehicolelor.
b) primesc de la serviciile publice comunitare competente cartile de identitate,cartile de alegator, pasapoartele simple, permisele de conducere,certificatele de imatricularte a vehicolelor si placile cu numere de imatriculare a vehicolelor pe care le elibereaza solicitantilor
c) tin registre de evidenta pentru fiecare categorie de  documente eliberate
d) colaboreaza cu structurile  Centrului   National de administrare a bazelor de date privind evidenta persoanelor,ale Directiei Generale de Pasapoarte, ale Directiei Regim permise de conducere si imatruiculare a vehicolelor pentru realizarea sarcinilor comune, precum si in scopul activizarii  activitatii specifice.
e) asigura solutionarea petitiilor specifice si urmareste rezolvarea acestora in termen legal.
f) formuleaza propuneri pentru imbunatatirea muncii ,completarea si modificarea metodologiilor de lucru
g) asigura constituirea fondului arhivistic din documentele rezultate din activitatea de profil
h) indeplinesc si alte atributii  prevazute de actele normative

SECTIUNEA  IV - COMPARTIMENT INFORMATICA

Art.18 Compartimentul Informatica are urmatoarele atributii :
a) actualizeaza registrul permenent de evidentaa populatiei, datele privind persoana fizica in baza comunicarilor inainte de ministere si alte autoritati ale administratiei publice centrale si locale, precum si documentele prezentate de cetateni cu ocazia solutionarii cererilor acestora; 
b) preia in Registrul permanent de evidenta a populatiei datele privind persoana fizica in baza comunicarilor nominale pentru nascutii vii, cetpteni romani, ori cu privire la modificarile intervenite in statutul civil al persoanelor in varsta de o-14 ani, precum si actele de identitateale persoanelor decedate ori declaratiile din care rezulta ca persoanele decedate nu au avut acte de identitate.
c) preia imaginea cetatenilor care solicita eliberarea actelor de identiate si a pasapoartelor.
d) actualizeaza datele si pregateste lotul in vederea producerii cartilor de identitate si a pasapoartelor
e) copiaza pe dischete sau CD lotul cu cererile pentru producerea cartilor de identitate si a pasapoartelor, completeaza fisa de insotire a lor.
f) rezolva erorile din baza de date locala( constata cu ocazia unor verificari sau semnalte de alti utilizatori).
g) executa activitati pentru intretinerea preventiva a echipamentului din  dotare
h) salveaza si arhiveaza pe suport magnetic, fisierul de imagini pentru loturile de carti de identitate.
i) intocmeste listelel electroale permanente
j) executa operatiuni de instalare a sistemelor de operare a software-ului de baza si de aplicatiepe echipamentele de calcul care comun sistemul informatci local
k) participa la depanarea si punerea in functiune a echipamnetelor de calcul impreuna cu specialistii firmei care asigura asistenta tehnica in cadrul contractelor de service al echipamentelor de calcul , de comunicare si software.
l) asigura protectia datelor si informatiilor gestionate si ia masuri de prevenire a scurgerii de informatii clasificate si secretae de serviciu.
m) executa alte sarcini dispuse de conducerea serviciului.
 
SECTIUNEA  V -  COMPARTIMENT SECRETARIAT, ARHIVA

Art.19 Compartimentul secretariat, arhiva  are urmatoarele atribuitii :
a) urmareste si analizeaza modul de solutionare  si respectare a termenelor legale de rezolvare in domeniul petitiilor adresate serviciului
b) verifica modul in care se aplica dispozitiile legale cu privire la apararea secretului de stat si de serviciu , modul de  manipulare  si de pastrare a documentelor secrete, asigura protectia datelor si informatiilor gestionate si i-a masuri de preveniere a scurgerii de informatii clasificate.
c) tine evidenta stampilelor si sigiliilor din dotare si verifica modul de folosire a acestora
d) organizeaza si asigura primirea,inregistrarea,repartizarea lucrarilor potrivit profilelor de munca destinate compartimentelor  precum si expedierea si transportul corespondentei conform reglementarilor in vigoare
e) centralizeaza raportarile compartimentelor pentru realizarea analizelor si sintezelor trimestriale si anuale privind activitatile realizate de serviciu in domeniul accesului liber la informatiile de interes public privind modul de solutionare a petitiilor sau a reclamatiilor cetatenilor , precum si referitor la, activitatile efectuate pe linia prelucrarii datelor cu caracter personal.
f) inregistreaza si tine evidenta agendelor de lucru , a caietelor de pregatire de specialitate a personalului, a registrelor si materialelor cu regim special precum si altor documente privind organizarea serviciului.
g) organizeaza si asigura arhivarea , intretinerea ,exploatarea si selectionarea fondului arhivistic neoperativ in conformitate cu dispozitiile legale in materie .
h) pregateste si preda depozitului de arhiva pe baza de inventar dosarele create anual
i) indeplineste si atibutii de protocol
j) intocmeste necesarul de documente,obiecte de birotica si alte materiale necesare bunei functionari a Serviciului comunitar.
k) indeplineste si alte sarcini prevazute de actele normative
Art.20 (1) Atributiile sefului de serviciu si a celorlalti angajati  sunt prevazute in fisele posturilor.
(2) In functie de modificarile intervenite in structura sau activitatea serviciului comunitar in vederea realizarii scopului sau , fisele postului personalului incadrat in compartimentele serviciului vor fi reactualizarte prin grija sefului serviciului
(3) Fisa postului Sefului serviciului va fi reactualizata prin grija secretarului municipiului cu aprobarea Institutului National de Evidenta a Persoanelor.

CAP. VI.  PERSONALUL SERVICIULUI PUBLIC

Art.21 (1)Personalul serviciului public comunitar de evidenta a persoanelor este format din politisti detasati, in conditiile legii, functionari publici si personal contractual.
(2) Politistii detasati in conditiile legii la Serviciul public comunitar de evidenta a persoanelor se numesc pe functii similare celor avute la structurile teritoriale de evidenta informatizata a persoanei, in masura in care exista asemenea functii in statutul de organizare al acestui  serviciu
(3)Drepturile cuvenite politistilor detasati se asigura din bugetul local al municipiului Marghita  precum si din bugetul ministerului Administratiei si Internelor in conditiile legii.
(4) Personalul Serviciului public comunitar de evidenta a persoanelor,incadrat pe posturi beneficiaza de stabilitate in functie ,iar in cazul personalului contractual si a functionarilor publici acestia isi pastreaza toate drepturile dobandite anterior .
(5) Gestionarea activitatii de resurse umane pentru politisti detasati la Servicul public comunitar de eviden?a a persoanelor se face de catre structura de specialitate din I.N.E.P.
Art.22 (1) Selectarea, numirea si promovarea personalului, perioada de stagiu (pentru functionari publici si personal contractual) se va realiza in conditiile Legii 188/1999 si Legea 161/2003, Codului muncii si a actelor normative in vigoare in acest domeniu daca nu exista reglementari speciale.
(2) Criteriile privind selectionarea personalului si organizarea concursurilor sau a examenelor pentru ocuparea functiilor prevazute in statele de functii ale serviciilor publice comunitare de evidenta a persoanelor se stabilesc in mod unitar la nivelul intregii tari ,in conditiile legii dupa cum urmeaza :
a) de catre INEP in cazul politistilor si personalului contractual
b) de catre INEP impreuna cu Agentia Nationala a Functionarilor Publici in cazul functionarilor publici. 
Art.23 Drepturile si obligatiile angajatilor Serviciului comunitar,sanctiunile disciplinare, incomatibilitatile pentru functiile publice sunt cele prevazute in Legea 188/1999 , Legea 161/2003 ,Codul Muncii si alte reglementari in vigoare in aceasta materie.

CAP.VII-  MANAGEMENT FINANCIAR

Art.24 Activitatea de management financiar al Serviciului comunitar de evidenta a persoanelor se desfasoara prin structurile specializate ale Consiliului local sub coordonarea INEP , care stabileste in mod  unitar la  nivelul tarii  normativele de cheltuieli minime necesare pentru intretinerea  dotarii acestor servicii.

CAP. VIII -  DISPOZITII FINALE

Prezentul regulament se completeaza cu orice alte prevederi legale care reglementeaza activitatea administratiei publice locale, in general , respectiv activitatea serviciului public comunitar de evidenta a persoanelor, in special. Seful Serviciului comunitar este obligat sa asigure cunoasterea si respectarea de catre intregul personal al prezentului regulament.